Overzicht
Het gebied Beheer bundelt alle operationele en financiële taken rondom je huurobjecten in één geïntegreerde werkruimte. Aan de ene kant stuur je je huurverhoudingen in de module Huurders, onderhoud je alle personen en organisaties in de module Contacten en maak je juridisch geldige servicekostenafrekeingen voor je objecten. Aan de andere kant beheer je bank-transacties, bewak je je inkomsten uit huur en andere bronnen en houd je alle vastgoedgerelateerde uitgaven in beeld. Overzichten, filters en geïntegreerde workflows zorgen ervoor dat stamgegevens, betalingen en servicekosten naadloos op elkaar aansluiten.
Huurders – Alle huurverhoudingen in beeld
In het gebied Huurders beheer je alle huurcontracten van je eenheden – van de eerste intrek tot de beëindigde huurverhouding. De kopregel toont in één oogopslag hoeveel huurverhoudingen er in totaal, actief, opgezegd of al uitgetrokken zijn. Via statusfilters beperk je de lijst tot de voor jou relevante contracten, bijvoorbeeld alleen actueel lopende of onlangs beëindigde huurverhoudingen.
De tabel vat alle belangrijke informatie per eenheid samen: namen van de huurders, interne eenheidscode, actuele status, huur inclusief servicekosten per maand, huurdatum en huureinddatum alsmede de overeengekomen vervaldatum van de betaling. Een klik op de vermelding opent de detailweergave, waarin je huur en servicekosten kunt aanpassen, vervaldatums kunt wijzigen, huurders kunt toevoegen of verwijderen en passende documenten of servicekostenafrekeingen kunt koppelen. Zo ontstaat een volledige geschiedenis per huurverhouding die je kunt gebruiken voor analyses, bewijzen en latere ophelderingen.
Nieuwe huurverhoudingen leg je direct vanuit het overzicht aan. Je kiest object en eenheid, wijst een of meer contacten als huurder toe, definieert huurdatum en eventuele huureinddatum en voert de overeengekomen huur inclusief servicekosten en de vervaldatum in. Optionele gegevens zoals borgsom, betalingsstatus en interne notities helpen individuele afspraken netjes te documenteren. Na het opslaan verschijnt de huurverhouding vanaf de startdatum automatisch met status "Actief" in het overzicht en vloeit in dashboards, inkomstenoverzichten en cashflowberekeningen.
Bij het uitrekken van een huurder leg je opzeggings- en uittrekdatum vast en wijzig je de status van "Actief" eerst naar "Opgezegd" en vervolgens naar "Uitgetrokken". De huurverhouding blijft in het systeem voor analyses en bewijzen bewaard, maar wordt niet meer als actief contract in lopende analyses geteld. Deze duidelijke statuswissels zorgen ervoor dat je bestandskengetallen de werkelijke bezetting correct weergeven.
Contacten – Centraal adresboek voor je bestand
Het gebied Contacten dient als centraal adresboek voor alle personen en organisaties waarmee je samenwerkt: huurders, dienstverleners, banken, instanties en overige partners. Kengetallen in de kopregel tonen hoeveel contacten er in totaal zijn, hoeveel daarvan huurders zijn en hoeveel momenteel als actief gelden. Via type- en statusfilters focus je gericht op bepaalde groepen, zoals alleen huurders of alleen actieve dienstverleners.
In de contactenlijst zie je de belangrijkste stamgegevens in één oogopslag: naam, contacttype, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats en status. Via actiesymbolen open of bewerk je een contact met één klik. De zoekfunctie helpt je contacten op naam, e-mail, telefoonnummer of woonplaats snel terug te vinden – ook bij grotere bestanden.
Het aanmaken van een nieuw contact verloopt in een paar stappen. Je kiest het contacttype (huurder, dienstverlener, bank, instantie of overige), legt algemene contactgegevens vast en voegt zo nodig notities, referentie- of klantnummers en bankgegevens toe. Bestaande contacten kunnen op elk moment worden bijgewerkt. In plaats van contacten te verwijderen, kun je de status op "Inactief" zetten, zodat historische koppelingen naar huurverhoudingen, betalingen of documenten behouden blijven.
Bestaande contacten uit andere systemen hoeven niet handmatig te worden overgedragen. De importassistent ondersteunt vier bronnen: Apple-contacten (VCF-export uit iOS of macOS), Google Contacts (CSV-export uit Google), algemene CSV-bestanden met willekeurige kolomstructuur en individuele vCard-bestanden (VCF). Na het uploaden van het bestand toont het systeem een voorbeeld van de herkende velden. Niet eenduidig toe te wijzen kolommen kunnen in een mapping-stap handmatig worden toegewezen. Reeds bestaande contacten worden herkend op basis van e-mailadres of naam en niet opnieuw aangemaakt, zodat geen contact dubbel in het systeem terechtkomt.
Contacten zijn nauw verbonden met de andere modules in het gebied Beheer. In de module Huurders wijs je aan elke huurverhouding een of meer huurder-contacten toe. In de servicekostenafrekeingen worden huurderadressen en dienstverleners voor afrekeingen gebruikt. In betalings- en documentprocessen kies je het passende contact als betaler, ontvanger of referentie. Zo voorkom je dubbele gegevensinvoer en zorg je voor consistente stamgegevens in het gehele systeem.
Servicekostenafrekeingen – Servicekosten juridisch correct afrekenen
In de module Servicekostenafrekeingen maak en beheer je servicekostenafrekeingen voor je objecten conform de Belgische Huurwet. Het overzicht toont hoeveel afrekeingen er in totaal zijn en hoeveel zich in de status Concept, Gereed of Verzonden bevinden. Via statusfilters concentreer je je op afrekeingen in voorbereiding, verzendklare afrekeingen of al verzonden stukken.
Bij het aanmaken van een nieuwe afrekening kies je object en afrekeningsperiode, definieer je de kostensoorten conform de Huurwet (bijv. verwarming, water, afval, onroerende voorheffing) en voer je de totale kosten per kostensoort in. Vervolgens leg je de verdeelsleutels vast, zoals vierkante meters, persoonsnummer of verbruikswaarden, en wijs je alle tot het object behorende eenheden en huurders toe. Het systeem berekent automatisch het aandeel per huurder en toont een voorbeeld voor elke individuele afrekening die je zo nodig kunt aanpassen.
Zodra alle waarden zijn gecontroleerd, markeer je de afrekening als Gereed en gebruik je de functie Verzenden om de stukken gebundeld of per eenheid aan de huurders te verzenden. Het systeem genereert PDF-documenten, slaat deze op in het documentengebied en stelt de status in op Verzonden inclusief verzenddatum. Van daaruit kun je individuele afrekeingen of totaaldocumenten exporteren en gebruiken voor je eigen administratie of de communicatie met belastingadviseurs en eigenaren.
De servicekostenafrekeingen zijn nauw verbonden met de gebieden Huurders en Contacten. Huurders uit de module Huurders worden bij het geselecteerde object automatisch voorgesteld. Vanuit nabetalingen of tegoeden kun je direct betalingsvermeldingen aanmaken en bijhouden of openstaande bedragen zijn voldaan.
Transacties – Alle betalingen aan de juiste objecten koppelen
In de module Transacties beheer je alle in- en uitgaande betalingen die betrekking hebben op je vastgoedportefeuille. Je kunt boekingen via CSV- of Excel-import uit je internetbankieren overnemen of zo nodig handmatig aanmaken. Elke transactie kan worden geclassificeerd als inkomst of uitgave en direct worden gekoppeld aan huurders, objecten en categorieën.
Bij de CSV-import grijpt een automatische dubbelherkening: reeds geïmporteerde transacties worden herkend op basis van boekingsdatum, bedrag en tegenrekening en stilzwijgend overgeslagen. Je ontvangt na de import een samenvatting van hoeveel records nieuw zijn toegevoegd en hoeveel als duplicaat zijn genegeerd. Wordt hetzelfde exportbestand van de bank per abuis een tweede keer ingeladen, dan ontstaan geen dubbele vermeldingen – je transactielijst blijft schoon.
Het transactieoverzicht biedt krachtige filters voor periode, status en type. Zo kun je de lijst beperken tot niet-gekoppelde transacties, systeemvoorstellen, reeds gekoppelde boekingen of genegeerde vermeldingen. Voorstelsfuncties ondersteunen je bij het uniform en correct verwerken van terugkerende betalingen. Zodra transacties zijn gekoppeld, vloeien ze automatisch in de overzichten Inkomsten en Uitgaven.
Inkomsten – Alle huurinkomsten en overige opbrengsten
Het inkomstenoverzicht toont alle betalingsgerelateerde opbrengsten bij je objecten in een gefilterde, objectgerichte weergave. Je kunt de weergave beperken op periode, object, inkomstentype (bijv. huur, borgsom, servicekosten-vooruitbetaling of subsidie) en betalingsstatus. Zo zie je op elk moment hoeveel inkomsten in een periode worden verwacht, al zijn ontvangen en nog open staan.
Naast de lijst van individuele inkomstboekingen toont het kopgebied centrale kengetallen: verwachte inkomsten, ontvangen inkomsten, openstaand bedrag en betaalquote in procent. Bijzonder in focus staan achterstallige betalingen – voor elke betreffende huurverhouding zie je welke huurder voor welk object achterloopt, met hoeveel dagen en met welk bedrag.
Als beheerder van meerdere objecten kun je de inkomstenweergave beperken tot één individuele woning, de periode instellen en het gefilterde overzicht als PDF-rapport afdrukken. Het rapport toont uitsluitend de gegevens van de geselecteerde woning en is daarmee ideaal voor objectgerichte eigenaarrapporten. Het voltooide rapport verstuur je direct vanuit het systeem per e-mail aan eigenaren, huurders, belastingadviseurs of andere ontvangers – zonder omweg via externe programma's.
Uitgaven – Alle vastgoedgerelateerde kosten onder controle
In de module Uitgaven leg je alle kosten vast en analyseer je die in verband met je vastgoed. In het kopgebied zie je de totale uitgaven voor de gekozen periode en de verdeling in verrekenbare en niet-verrekenbare kosten. Zo herken je direct welke uitgaven later via servicekostenafrekeingen aan huurders kunnen worden doorberekend en welke je zelf draagt.
Nieuwe uitgaven kunnen op drie manieren worden vastgelegd: handmatig via een formulier, vanuit geïmporteerde transacties – of via AI-bonanalyse. Bij de bonupload upload je een foto of een afbeeldingsbestand van een factuur. De AI leest bedrag, datum, uitsteller en omschrijving automatisch uit en stelt de passende uitgavencategorie en het bijbehorende object voor. Je controleert de herkende waarden, corrigeert zo nodig en slaat de vermelding op met één klik – zonder handmatig overtypen.
Voordat een nieuwe bon wordt opgeslagen, controleert het systeem automatisch op duplicaten: bedrag, datum, categorie en object worden vergeleken met reeds bestaande vermeldingen. Wordt een mogelijk duplicaat herkend, dan ontvang je een waarschuwing en kun je beslissen of het een werkelijke dubbele invoer is of een vergelijkbare maar zelfstandige uitgave. Zo blijft je uitgavenlijst betrouwbaar schoon.
Het overzicht kan worden gefilterd op periode, object, kostencategorie en verrekenbaarheid. Als beheerder kun je de weergave beperken tot één individuele woning en de gefilterde uitgavenlijst als PDF-rapport afdrukken. Het rapport verstuur je direct per e-mail aan eigenaren, belastingadviseurs of andere ontvangers. De uitgebreide categorielijst bestrijkt typische exploitatie- en onderhoudskosten, verzekeringen, belastingen, financieringskosten en beheersuitgaven.
Een geïntegreerde beheerhub voor de dagelijkse praktijk
Samen vormen Huurders, Contacten, Servicekostenafrekeingen, Transacties, Inkomsten en Uitgaven het operationele en financiële hart van SmartLandlord. Je legt alle huurverhoudingen vast, houdt contactgegevens actueel, verwerkt jaarlijkse servicekostenafrekeingen en houd je volledige cashflow altijd in beeld – alles in één doorlopende workflow zonder mediabreuken.